Hướng dẫn sử dụng bộ nhớ dùng chung trên Google Drive

Chắc nhiều bạn sử dụng Google Drive Unlimited thắc mắc Bộ nhớ dùng chung là gì? Cách sử dụng bộ nhớ dùng chung ra sao? Khi sử dụng Google Drive thì một số tài khoản sẽ thấy Bộ nhớ dùng chung (hay Shared Drives) phía dưới Drive

Tổng quát về Shared Drives – bộ nhớ dùng chung của Google Workspace

Shared Drives

Bộ nhớ dùng chung (Shared Drives) với tên gọi cũ là Team Drives – là một không gian lưu trữ chung cho các nhóm dự án, phòng ban trong công ty có thể dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm và truy cập vào các file tài liệu nhóm một cách dễ dàng linh hoạt từ bất cứ nơi nào và trên bất kỳ thiết bị nào.

Không giống những dữ liệu lưu trữ trong My Drive thuộc về một cá nhân nhất định, dữ liệu trong Shared Drives thuộc về một nhóm chung. Do đó ngay cả khi những thành viên trong Nhóm nghỉ việc, những dữ liệu này vẫn được giữ nguyên vẹn, qua đó giúp Nhóm có thể tiếp tục truy cập dữ liệu, chia sẻ thông tin chung, đồng thời hỗ trợ nhân sự mới trong việc tiếp nhận bàn giao các công việc của nhân sự đã nghỉ qua đó thích ứng tốt hơn với các công việc của công ty.

  • Dung lượng: Không giới hạn đối với Shared Drivers, nhưng dung lượng sẽ được tính vào user tải tệp lên.
  • Chia sẻ: trong nội bộ và cả bên ngoài công ty
  • Phân quyền: xem, thêm xóa sửa file, thêm người dùng bên ngoài. Người dùng bên ngoài cũng có thể phân quyền thêm xóa sửa file như trong hệ thống.

Shared Drives được hỗ trợ ở các phiên bản Business Standard, Business Plus đến Enterprise (Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus) và phiên bản cho giáo dục –  G Suite for Education.

Đối với các tài khoản Gmail cá nhân và người dùng Google Workspace phiên bản Business Starter sẽ không sử dụng được bộ nhớ dùng chung này.

Hướng dẫn sử dụng bộ nhớ dùng chung

Bước 1: Các bạn cần đăng nhập vào dịch vụ Google Drive, chắc chắn rồi. Địa chỉ đăng nhập cho bạn nào lười => https://drive.google.com. Sau khi đăng nhập thành công các bạn click thẳng vào liên kết https://drive.google.com/drive/shared-drives hoặc click vào Bộ nhớ dùng chung:

Bước 1: sử dụng Bộ nhớ dùng chung

Bước 2: Đây là giao diện cơ bản của Google Drive.
Tiếp theo chúng ta chú ý tới một số điểm như sau:

  • Phần khoanh xanh dương => báo dung lượng lưu trữ, vì không giới hạn nên các bạn không cần quan tâm phần này.
  • Phần khoanh xanh lá cây => các bộ nhớ dùng chung đang hiện hữu, các bạn có thể thấy mình có tạo 1 bộ nhớ dùng chung sẵn rồi là Google Drive Unlimited Eka Shop. Các bạn không cần quan tâm đâu vì mình hướng dẫn các bạn tạo mới mà.
  • Phần khoanh cam => các bạn ấn vào để tạo bộ nhớ dùng chung mới nhé.

chúng ta qua bước tiếp theo nhé ?

Bước 3: Sau khi click vào tạo bộ nhớ dùng chung mới, thì phần này sẽ là đặt tên cho bộ nhớ dùng chung. Các bạn cứ đặt thoải mái đặt là gì chả được miễn là nhớ. Mình không tạo cho bộ nhớ dùng chung nào cả nên mình đặt cái gì chả được vì mỗi một mình mình dùng thôi mà =)). Sau khi các bạn đặt tên bộ nhớ dùng chung xong các bạn ấn vào “Tạo” để qua bước 4 nhé.

Bước 4: Sau khi ấn “Tạo” folder ở bước 3 thì bạn sẽ được chuyển sang giao diện mới. Giao diện của folder bộ nhớ dùng chung. Tại đây có một số thông tin mà Google liệt kê ra như:

  • Tên của bộ nhớ dùng chung, ở đây mình đặt là: EKA SHOP
  • Phía dưới  thì có số lượng thành viên và liên kết thêm thành viên mới.

Tạo thư mục EKA SHOP

Bước 5: Tại bước này sẽ là bước thêm thành viên mới vào bộ nhớ dùng chung. Tại đây bạn sẽ có một số yêu cầu để bắt đầu như:

  • 1. Bạn có thể nhập tên hoặc địa chỉ email của thành viên trong bộ nhớ dùng chung để thêm vào. Các bạn nên nhập email cho đỡ nhầm lẫn.
  • 2. Tại phần cấp quyền mình khoanh đỏ có các lựa chọn như sau:
    • Người quản lý: nếu tài khoản được cấp quyền này đồng nghĩa với việc thành viên đó sẽ có toàn quyền quản lý các thành viên khác, có thể tải tài liệu lên / chỉnh sửa tài liệu và xóa tài liệu của các thành viên khác tải lên.
    • Người quản lý nội dung: thành viên được cấp quyền này có thể tải tài liệu lên và chỉnh sửa, xóa tất cả các tập tin hiện có tại folder của bộ nhớ dùng chung.
    • Người đóng góp: thành viên được cấp quyền này có thể tải tài liệu lên và chỉnh sửa tất cả các tập tin hiện có tại folder của bộ nhớ dùng chung.
    • Người nhận xét: Có thể nhận xét (comment) tất cả các tệp, không có quyền tải lên hoặc xóa các tệp tin.
    • Người xem: Chỉ có thể xem nội dung tài liệu mà thôi :D.

Mặc định thì Google để quyền truy cập thứ hai (Người quản lý nội dung), điều này khá là rủi ro. Các bạn nên để quyền cho các tài khoản trong nhóm là (Người đóng góp). Điều này sẽ làm giảm khả năng rủi ro vì có thể chỉnh sửa nhầm tài liệu của người khác. Mặc dù Google có chức năng “roll-back” lại nhưng nói chung là cũng phức tạp :D.

  • Nội dung các bạn có thể ghi chú cho thành viên mới được thêm vào. Các bạn ghi gì chả được, không ghi cũng được :D.

Sau khi đã làm xong các bạn ấn vào “Gửi” để Google tự báo cho thành viên mới biết nhé!

Chọn chức vụ mail thành viên

Bước 6: Sau khi bước 5 thành công thì coi như hết nội dung bài này rồi. Từ bước 6 mình sẽ giới thiệu thêm một chút về các chức năng khác của Bộ nhớ dùng chung của Google Drive. Sau đây là một số liên kết (menu) tiện ích nhanh.

Để xem nhanh thành viên / chỉnh sửa quyền hạn thành viên các bạn có thể click luôn vào liên kết “2 thành viên“.

Số lượng thành viên có trong bộ nhớ dùng chung

Bước 7: Sau khi ấn vào liên kết tại bước 6. Thì 1 cái pop-up sẽ hiện lên toàn bộ các thành viên, các bạn có thể chỉnh sửa quyền truy cập hoặc xóa luôn thành viên khỏi nhóm này. Như ảnh các bạn nhé :D. Toàn tiếng Việt nên chắc mình không phải nói quá nhiều nhỉ ?

shared drives 5

Bước 8: Tiếp theo sẽ là một phần nhiều chức năng hơn, các bạn có thể click vào cái liên kết hình tam giác lộn ngược ở cuối tên của group. Các bạn click vào đó sẽ có các lựa chọn sau:

  • Thêm thành viên => cái này thì rõ quá rồi :D. Thêm thành viên như nào các bạn có thể xem lại ở bước 5
  • Quản lý thành viên => cũng rõ rồi, cái này các bạn có thể truy cập nhanh ở bước 7
  • Gửi email cho các thành viên => chức năng khá hay ho, ví dụ như để thông báo gì đó kiểu “Chiều nay 5h nhậu nhé / có tập tin tài liệu mới nhé” thế là tất cả 500 anh em trong nhóm đều nhận được rất hay ho và đỡ tốn thời gian.
  • Cài đặt bộ nhớ dùng chung
  • Thay đổi chủ đề => các bạn có thể thay đổi cái giao diện cover của nhóm, giống với facebook ý.
  • Đổi tên
  • Tìm kiếm trong
  • Xem thùng rác => các tệp tin bị xóa sẽ nằm ở thùng rác, các bạn có thể vào để lấy lại hoặc xóa hoàn toàn
  • Xóa drive nhóm

Một số tính năng khác

Bước 9: Các bạn có thể xem lịch sử hoạt động của các thành viên trong nhóm bằng cách click vào biểu tượng chữ “i” bên phải :D.

Lịch sử hoạt động

Giờ đây người dùng sẽ không phải mất thời gian vào việc đồng bộ các tài liệu hay lo lắng về việc tốn dung lượng bộ nhớ. Với Drive File Stream, bạn và đồng nghiệp có thể truy cập và làm việc bất cứ lúc nào.

Upload và chia sẻ file trên Bộ nhớ dùng chung Google Drive

Việc upload và chia sẻ file hay tạo folder trên drive bộ nhớ dùng chung cũng như 1 gmail thông thường. Tuy nhiên ở phần drive bộ nhớ dùng chung, Google không cho phép người dùng share folder mà chỉ share file để hạn chế về việc lạm dụng tính năng bộ nhớ dùng chung của Google Drive.

Một số lưu ý:

– Bạn không thể chia sẻ thư mục trong Bộ nhớ dùng chung, chỉ có thể chia sẻ file.
– Bạn không thể di chuyển thư mục từ bên Drive của tôi vào Bộ nhớ dùng chung, Bạn có thể di chuyển File mà thôi, dĩ nhiên file đó phải thuộc quyền sở hữu của bạn thì mới được nhé.
– Nếu file không thuộc quyền sở hữu của bạn thì bạn có thể copy sao chép file đó thành file của bạn trước khi di chuyển vào Bộ nhớ dùng chung.

Cách thoát ra Bộ nhớ dùng chung Google Drive, xóa Bộ nhớ dùng chung

Nếu bạn là Người quản lý thì hãy vào Quản lý thành viên sau đó xóa Thành viên muốn xóa

Nếu bạn là Người quản lý nội dung, Người đóng góp, Người nhận xét, Người xem thì chỉ có cách nhờ Người quản lý xóa bạn ra khỏi Bộ nhớ dùng chung đó thôi.

Để xóa Bộ nhớ dùng chung thì có 2 cách:

  1. Vào Quản lý thành viên và xóa bạn ra
  2. Xóa tất cả nội dung, file, folder đó, sau đó chọn Xóa bộ nhớ dùng chung

Không giống như các file trong Drive của tôi, các file trong Bộ nhớ dùng chung được sở hữu bởi nhóm (nhiều người trong team) chứ không phải là một cá nhân. Xem bên dưới để biết sự khác biệt khác giữa Bộ nhớ dùng chung và Drive của tôi

GOOGLE SHARED DRIVES (TEAM DRIVES) MY DRIVE
Ai sở hữu file và folder? Các thành viên trong nhóm Người tạo file hoặc folder
Tôi có thể khôi phục file không? Có, nếu bạn có vai trò của Người quản lý, Trình quản lý nội dung hoặc Người đóng góp.
Tôi có thể di chuyển file không? Có, nếu bạn là chủ sở hữu của tệp và có vai trò Người quản lý, Trình quản lý nội dung hoặc Người đóng góp
Tôi có thể di chuyển folder không? Về nguyên tắc thì không thể di chuyển folder từ Drive của tôi sang Bộ nhớ dùng chung, nhung EKA có thủ thuật copy.
Chia sẻ? Tất cả các thành viên trong nhóm sẽ nhìn thấy cùng các file. Có thể chia sẻ file với ai đó không có Bộ nhớ dùng dung. Nhưng không thể chia sẻ thư mục trong Bộ nhớ dùng chung. Những người khác nhau có thể thấy các tệp khác nhau trong một thư mục, tùy thuộc vào quyền truy cập của họ vào các file riêng lẻ. Có thể chia sẻ folder thoải mái.
Bao lâu các file bị xóa trong thùng rác? Mỗi Bộ nhớ dùng chung có thùng rác riêng. Chỉ các thành viên có vai trò Trình quản lý hoặc Trình quản lý nội dung mới có thể xóa các file. Sau 30 ngày, tất cả các file/thư mục trong thùng rác sẽ bị xóa vĩnh viễn. Thành viên có vai trò Quản lý, Quản lý nội dung hoặc Cộng tác viên có thể khôi phục nội dung từ Thùng rác. Các file, folder trong thùng rác Drive của tôi không tự động bị xóa và có thể được khôi phục.
Quyền thừa kế Quyền được đặt trên một file cụ thể trong Drive của tôi sẽ được chuyển khi di chuyển sang Bộ nhớ dùng chung.Ví dụ: Nếu nhan@eka.vn không phải là thành viên của Bộ nhớ dùng chung nhưng anh ta là Biên tập viên của một file được di chuyển sang Bộ nhớ dùng chung, nhan@eka.vn sẽ duy trì quyền truy cập vào tệp sau khi di chuyển sang Bộ nhớ dùng chung. Các quyền được kế thừa trong folder Drive của tôi không được chuyển sang folder Bộ nhớ dùng chung. Quyền ở cấp folder được truyền xuống các file được tạo trong folder đó.
Đính kèm file vào Google Calendar Invite Điều hướng đến bất kỳ file trong Bộ nhớ dùng chung từ trong Calendar invite. Điều hướng đến bất kỳ file trong Drive của tôi nào trong phạm vi Calendar invite.
Hỗ trợ thiết bị di động Bộ nhớ dùng chung được hỗ trợ trên thiết bị di động, nhưng khả năng truy cập và hiệu suất khác nhau tùy thuộc vào ứng dụng và HĐH. Drivecủa tôi được hỗ trợ trên các thiết bị di động.

Như vậy, phía trên EKA SHOP đã hướng dẫn chi tiết cho các bạn biết Bộ nhớ dùng chung là gì, cũng như cách sử dụng bộ nhớ dùng chung. Hy vọng, sẽ giúp ích cho các bạn hơn trong quá trình sử dùng Google Drive