15 kỹ năng giao tiếp bằng email

Giao tiếp bằng email đã trở thành phương thức chính để liên lạc trong công việc và trong nhiều khía cạnh của cuộc sống hàng ngày. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách giao tiếp bằng email một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.

• [Tổng hợp] 4 cách gửi Email hàng loạt đơn giản nhất

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về 15 quy tắc vàng khi giao tiếp bằng email, giúp bạn trở thành một người chuyên nghiệp trong giao tiếp bằng email và đạt được kết quả tốt nhất.

Danh sách các hạng mục để người nhận email có ánh nhìn tốt nhất:

1. Đặt chủ đề email rõ ràng
2. Tên email phải lịch sự, không có các ký tự đặt biệt
3. Đừng spam tin nhắn
4. Viết email ngắn gọn, chia đoạn, rõ ràng
5. Khi nhận được thông tin, hãy xác nhận cho người nhận biết
6. Reply/ Reply all/ Forward để trả lời. Không cần dùng quá nhiều “New email” cho cùng 1 vấn đề.
7. Thêm số di động vào chữ ký, nếu để số bàn nhớ kèm số extension (số máy nhánh). Website chưa có thì không nên để ở chữ ký
8. Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp, viết hoa danh từ, viết tiếng việt phải có dấu
9. Lời chào

Xem thêm: Bật mí 6 tính năng thú vị của Gmail ít người biết

“Người viết email là một nghệ thuật và người biết giao tiếp bằng email là một nghệ sĩ”

10. Hãy tỏ ra chuyên nghiệp khi viết email, email đã gửi đi chẳng thể rút lại như lời nói. Vì vậy, đừng để bản thân khó xử khi viết sai bạn nhé
11. Phản hồi nhanh chóng: Khi nhận được email từ người khác, hãy phản hồi nhanh chóng, đặc biệt là trong các trường hợp cần thiết như yêu cầu công việc hoặc thảo luận quan trọng. Điều này thể hiện tính chuyên nghiệp và sự tôn trọng đối với người gửi email.
12. Đừng viết email không chỉ chu. Sau đó lại thêm vào email với nội dung “ Chị ơi, em viết sai,.. . Vì vậy hãy đọc kỹ trước khi gửi đi
13. Cảm xúc có thể ảnh hướng đến sự quyết định của người đọc. Bạn không thể biết cảm xúc của người nhận đang như thế nào, vì vậy hãy gọi 1 cuộc điện thoại “thăm dò” trước khi gửi báo giá, bản phác thảo, đề nghị… cũng là một ý hay.
14. Đảm bảo đúng người nhận: Trước khi gửi email, hãy kiểm tra kỹ để đảm bảo rằng email đã được gửi đến đúng người nhận. Điều này tránh việc gửi email sai người gây nhầm lẫn hoặc làm mất thời gian của cả hai bên.
15. Nếu bạn không quản lý tốt thời gian thì bạn không thể làm được việc khác ngoài nhận email, đọc email, trả lời email. Vì vậy, hãy cài đặt thời gian nhận email trên Outlook/Gmail để tránh bạn phải vào gmail mỗi ngày